La Opresión del email y como evitarla.

Estudios lo comprueban (y muchos lo sabemos) el revisar el email es una adiccion. Inclusive lo consideran tan adictivo como el juego según comenta un articulo en The Guardian donde aparece un estudio realizado en la Loughborough University en el que calcularon que toma aproximadamente 1 minuto volver a la actividad que se esta realizando después de revisar un email, sumándose así varias horas que se pierden al mes solo en recuperar la linea de pensamiento interrumpida. En el mismo estudio se calculó que en el 70% de los casos las respuestas a un email recibido dura solo 6 segundos!

En otro estudio en la Universidad de Glasgow la Dra Karen Renaud obtuvo que 35% chequean los email cada 15 minutos , mientras que el y 50% chequearon email mas de una vez cada hora.… compulsion?

El Dr Tom Stafford, profesor en la Universidad de Sheffield indica que similar al juego de azar, al revisar los correos buscamos una gratificacion, un nuevo negocio, un saludo de alguien que queremos, o una oferta de viaje, y es este sentimiento de algo gratificante lo que lleva a la adiccion. Dan Ariely en su blog describe un experimento con ratones donde demuestra que cuando el “premio” que se recibe es aleatorio mayor es la frecuencia de búsqueda, por eso en nuestro inbox donde llega bastante información basura seguimos en la búsqueda insaciable de un email gratificante, (al final esta el link de su articulo). Otra explicación al continuo chequeo de emails, sobre todo el email laboral, es que nos da la sensación de estar trabajando, o es una de las maneras fáciles de procrastinar.

En el Center for Creative Leadership, la Dra. Jennifer Deal hizo un estudio, cuyos resultados los publico en un articulo del New York Times sobre el chequeo de email de empleados con algun cargo de responsabilidad en la empresa, el resultado: 13.5 horas al dia promedio conectados al email, hasta bien avanzada la noche. Algunos empleados no toman un descanso inclusive en la cena (38% chequean el email). Se observo en este estudio que lo que agoniza a los empleados es cumplir con la expectativa que tienen sus jefes o colegas de una respuesta inmediata, sin importar la hora que sea. El que envía el email pretende que el que lo recibe este conectado y responda de inmediato. La Dra. Renaud claramente señala en otro articulo, que el constante chequeo de email va en detrimento de la productividad.

En un nuevo estudio se determino que el grupo de personas que chequeaban los emails 3 veces al día tenia menos stress que los que suelen chequearlo a cualquier hora, y el constantemente pasar de la actividad que están haciendo a chequear los emails los hacia menos productivos. El psicólogo Kostadin Kushlevautor author de este trabajo, indica que como cualquier habito, este es uno difícil de modificar, y lo que hay que tener en cuenta es que “mas es menos” en lo que se refiere a productividad cuando se chequea constantemente los emails. En otro articulo la Dra Gloria Mark, de la Universidad de California, muestra los resultados de un estudio donde señala que el stress que genera e continuo entrar y salir de los emails y la consecuencia en la productividad por esas interrupciones.
Ahora que las posibilidades de wifi esta por todas partes (y va en aumento) que se puede hacer ante la opresión del email?

1. Colocar las cuentas de email “off” , eso toma hacerlo solo un segundo al igual que retornarlas “on” (En apple en el menu de arriba donde dice maibox). Esto lo hago cuando voy a revisar los email y me dispongo a responderlos, te permite concentrarte en los emails que ya están en la baja de entrada y evita que te interrumpan nuevos emails que lleguen.

2. Colocar en el celular o tablet la función Airplane mode, te permite estar desconectado de emails, whatsapp y redes. Esta función permite la entrada de llamadas y mensajes de texto. Ideal cuando se esta comiendo o leyendo (libros), ademas de tener el teléfono listo para conectarse de nuevo online.

3. Como recomienda Tim Ferris en su libro “la semana laboral de 4 horas” se puede activar una respuesta automática para los correos donde se indique un mensaje de por ejemplo a que hora lees los emails y en caso de urgencia llamar a tu teléfono directamente o el de tu asistente. (por cierto google no repite esos mensajes a la misma persona sino cada 4 días).

4. Otra opción muy util es desactivar los correos del trabajo en el celular cuando estés fuera de las horas de trabajo.

5. Si quieres ser mas drástico y eliminar cualquier posibilidad de interrupción mientras lees un articulo o trabajas en la computadora es colocar el wi-fi off. Eso es con un solo click al igual que su reactivación es inmediata al pasar a wi-fi on.

Todo esto es tan relevante para los que trabajan mobil como a los que van a una oficina todos los días, pero en particular los que trabajan mobil se olvidan de que si bien uno puede estar conectado para trabajar en cualquier lugar no significa que también trabajes en cualquier momento.
Para leer mas sobre el tema:

Email y Stress:
http://www.nytimes.com/2015/01/11/opinion/sunday/stop-checking-email-so-often.html?_r=0

La búsqueda de gratificación en el email:
http://danariely.com/2010/08/23/back-to-school-1/

Rompiendo la compulsion del email:
http://www.theguardian.com/technology/2008/aug/28/email.addiction

Como curar la adiccion al email:
http://www.fastcompany.com/3044577/work-smart/3-steps-to-curing-your-email-addiction

Estudio reciente de Adobe Systems sobre la adiccion a email: http://www.forbes.com/sites/christinecrandell/2015/08/26/adobe-study-finds-email-is-an-addiction/

Como responder al email 2 veces al dia (y tu jefe este de acuerdo): http://fourhourworkweek.com/2007/03/22/how-to-check-e-mail-twice-a-day-or-once-every-10-days/

emailaddiction

Madres en casa

No para lavar, planchar y cocinar… sino dedicándose a su profesión o su propia empresa y al mismo tiempo poder estar con sus hijos. Desde que Chirstine de Pizan (1364-1430) utilizara la escritura como profesión para poder mantener a sus 3 hijos se ha luchado mucho, en especial las mujeres, para lograr la independencia laboral, y no es hasta la década del 60, con el movimiento de la liberación de la mujer en los Estados Unidos, que se logra su igualdad de derechos laborales. Ahora que vivimos en la tercera revolución industrial es posible integrar lo que antes era imposible, trabajo profesional con ocupación de los niños en la casa. Sabemos que las madres quieren estar con sus hijos en las buenas, las malas y las desastrosas. Las madres profesionales, con bebes o hijos pequeños están la mayor parte del dia en la oficina o fuera de la casa, y muchas de ellas cumpliendo una actividad que pudieran hacer desde la casa. Se pudiera pensar que la madre trabajando en casa no estará concentrada en su actividad profesional si tiene que atender cualquier necesidad de sus hijos, o también se pudiera pensar lo contrario, la concentración en su trabajo sera mucho mejor porque estará mas tranquila al lado de su hijo. La administradora de mi empresa tuvo el año pasado su primer bebe. Si estuviera trabajando en una oficina, tendría derecho a 6 meses de ausencia laboral, pero a los 2 meses me comunico que ya podia incorporarse parcialmente al trabajo. Aquí hay un ganar-ganar, para ella significa poder estar con su hijo en sus primeros meses y al mismo tiempo ocuparse al menos algunas horas al día de su profesión y para mi significa que esta importante persona en el trabajo se incorpora mas rápido a sus labores. Ademas, una madre que trabaja en casa, puede contratar a alguien que cuide a su hijo algunas horas a la semana con la ventaja que ella también estará presente lo que le dará mayor tranquilidad. De cualquier manera, el bebe o niño va estar un buen tiempo del día tranquilo al lado de la mama ya sea jugando o simplemente mirando lo que ella hace sin exigirle todo el tiempo que se ocupen de el. No por el hecho que la mama este en casa va exigir 100% de su tiempo ocupada con su hijo. En las horas que el bebe duerme la madre va a concentrarse en su trabajo para aprovechar esos momentos lo que la va ayudar ser mas efectiva con su tiempo. Ademas, hoy trabajar desde casa no es literalmente eso, se puede llevar el bebe a pasear en su coche y sentarse en un cafe o un parque , abrir la laptop y revisar los emails del trabajo o tener una reunion con colegas por zoom o skype. Si eres madre y trabajas desde tu casa comparte tu experiencia con nosotros.

Aqui les dejo unos links de paginas webs (en ingles) que se especializan en madres que trabajan desde la casa:

http://www.bizymoms.com/

http://www.wahm.com/

http://www.hbwm.com/

http://www.internetbasedmoms.com/

http://www.flexjobs.com/

http://workathomemomrevolution.com/
En este articulo hay unos tips interesantes para las mamas que quieran comenzar a trabajar desde casa:
http://www.parenting.com/article/the-new-stay-at-home-mom

madre en casa

Getting things done…

Desde que David Allen, hace ya mas de una decada, escribiera el best seller “Getting Things Done”, se han creado mas de 25 programas (no exagero) sobre la administracion de las tareas (task management). El diseñó un sistema que se han implementado en la mayoría de estos programas que se basa en el principio que para las personas es dificil enfocarse en lograr los proyectos o metas si no se desglozan las actividades en pasos que deben cumplirse dia a dia.

Básicamente la idea es detallar que pasos debo tomar para lograr las metas que me interesan cumplir (o los proyectos que quiero realizar) de una manera que, previamente planificada, pueda paso a paso llegar a la meta, evitando el stress que surge al momento de no saber cual es el proximo paso cuando se quieren realizar cosas. Esto es desde comprar cafe y pan hasta remodelar la casa o desarrollar una marca. El metodo consiste en acumular todo lo que nos viene a la mente de cosas por hacer o pasos para llegar a la meta para despues priorizarlos y ordenarlos en el contexto necesario. Revisiones semanales de los proyectos permiten re-orientar los pasos y priorizar. De cualquier manera, se han escrito muchos metodos sobre como ordenar, clasificar y priorizar las tareas y proyectos y ya en el mercado existen varios programas para dejar de lado los papelitos pegados en la mesa, la puerta, en la nevera o en el carro.

Lo programas que se han desarrollado en la actualidad se trabajan comodamente desde la computadora y se sincronizan con el telefono mobil y el tablet. Osea, no mas “post it”. Como indique anteriormente hay decenas de programas. El que yo uso es Gqueues.com (se pronuncia Gi Kius), es un programa en plataforma google y es muy facil de usar, con varias caacteristicas como sincronizacion de la agenda google y envio de tareas via email. El otro programa muy bueno basado en plataforma iOS es omnifocus.com. Ambos son excelentes. Al principio parecerian sistemas complicados pero ambos programas tienen tutorials en yuotube que permiten aprender rapidamente a usarse. Y como dijo Allen, “la mente es para tener ideas, no para guardarlas”.

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Solo pero no tan

No se si es mejor viajar acompañado o viajar solo, claro depende con quien uno viaja, como dice el dicho “ mas vale solo que mal acompañado” pero si por cualquier razon viajas solo hay algunos actividades que he puesto en practica que quiero compartir.

Primero alegrate de viajar solo porque es tu oportunidad de poner a prueba el valor que se requiere para hacerlo, en una nota zen diria que vas a descubrir la experiencia de “rendirte” ante las oportunidades de hacer contactos sociales con personas que en minutos pasaran de ser totalmente extraños a potenciales buenos amigos, es en realidad como un milagro ya que normalmente andamos con mucha resistencia-al menos yo que soy un introvertido-para socializar.

Cual es tu hobby: ubica en tu nuevo lugar donde hay grupos que practican tu hobby y unete. Por ejemplo yo practico yoga y meditacion. Buscando en la web o simplemente caminando por las calles adyacentes a mi estadia puedo ubicar un estudio de yoga y al dia siguiente ya me encuentro con un grupo practicando, conociendo nuevos maestros y alumnos.

Ve a un gimnasio: Gimnasios se consiguen por todas partes, y aunque de repente no sea algo que hagas con regularidad puedes decidir hacerlo solo por unos dias en la ciudad que te encuentres, compartiras un momento con personas locales, que aparte de socializar te podran dar datos de la zona.

Couchsurfing: No solo sirve para llegar a un lugar para dormir, es una excelente via para contactar gente local y vivir unos dias con ellos, o inclusive si solo quieres contactar a alguin que este disponible para tomar un cafe una tarde y muchos estaran interesados en mostrarte la ciudad por el solo gusto de compartir (si, aun hay gente buena). Ademas, dependiendo la ciudad donde te encuentres en couchsurfing aparece informacion de eventos y se invitan para ir juntos. http://www.couchsurfing.com

Airbnb: Si quieres sentirte acompañado puedes alquilar un cuarto en airbnb donde te puedes integrar a una familia, segun los reviews puedes ver que tal es el trato de la familia que te va alquilar el cuarto donde en muchos casos desayunan juntos y te ofrecen amplia informacion de la zona.

Facebook: recuerda revisar tu facebook, quizas en esa ciudad esta viviendo un amigo que hace mucho tiempo no ves y es una excelente oportunidad para un reencuentro. Tambien puedes indicar en el facebook la ciudad donde te encuentras y eso te dara chance de enlazarte con amigos que casualmente esten en la misma zona.
Youtube: No te sientas solo a comer en un restaurant viendo al techo o leyendo periodicos de ayer, disfruta tu comida escuchando lo que te interesa en youtube con tu telefono o Ipad (recuerda quitarte los audifonos cuando hables con el mesero/a tambien es una oportunidad de socializar…)
Audibles: Hoy dia los escritores nos narran sus libros. Yo estoy afiliado a audible.com y puedo escuchar a los autores de los libros que me gustan, a veces es mas comodo que leer y ademas da una sensacion de acompañamiento.

Rompe el hielo: A la gente le gusta hablar con extranjeros, simplemente toma la iniciativa. (recuerda: Caminante no hay camino, se hace camino al andar..)

Aparte de todo, tambien podemos disfrutar de la soledad, no es mala consejera, como dicen, es una excelente oportunidad de reducir el ruido mental y sentir lo mas preciado: el aqui y el ahora. O en palabras de Lao Tzu “El hombre ordinario odia la soledad, pero el Maestro hace uso de ella, abrazando su soledad, realizando él es uno con el universo”

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Mejor Zoom

En un post anterior comentamos varias opciones de reunion personales o en grupo con imagen y audio muy superiores al comunmente utilizado Skype. Estoy utilizando ahora un nuevo sistema que quiero recomendarles por su facil uso, bajo costo y como ellos llaman “revolucionarias” opciones, esto sin sacrificar la calidad de la imagen y audio.

Zoom.us es el sistema que uso actualmente para mis reuniones, tanto de clientes (no necesitas “añadir” al cliente y verlo despues conectado, como es la situacion con skype). Simplemente, via email se le notifica de la reunion y el dia y la hora queda automaticamente agregado en el calendario de google.

Otra ventaja es que puedes manejar las reuniones desde tu celular y realizarlas inclusive por el telefono (iphone y android) o ipad/tablet. Las reuniones con Zoom puede establecerse de manera que se realizen invitaciones al grupo, por ejemplo un dia a la semana a determinada hora, el sistema automaticamente ese dia envia el recordatorio en la agenda google calendar y programa la reunion, sin necesidad de planificarla cada semana.

Zoom.us permite compartir las pantallas del Ipad/tablet y de tu telefono, no me refiero a imagenes, o fotos o archivos abiertos, es que los integrantes de la reunion puedan ver simultaneamente la pantalla del Ipad y abrir las funciones que se quieran ver durante la reunion. Ademas, permite compartir el audio del administrador de la reunion, en caso se quiera mostrar un video.

Las reuniones se pueden realizar teniendo los asistentes diferentes equipos : PC, tablet o celular, y se puede grabar en una carpeta predeterminada de forma automatica.

Zoom ofrece una plataforma para chatear donde ademas de todas las funciones conocidas en Skype, permite tambien compartir la pantalla durante el chat.

El plan mensual basico es gratis hasta 25 participantes (maximo tiempo de cada reunion 40 min). El plan pro es de los mas economicos del mercado ($10.00/mes). Este plan permite hasta 25 participantes tiempo ilimitado de reunion.

http://www.zoom.us
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Procrastinacion

El hecho que comience en febrero mi primer aporte al blog de este año 2015 le da fuerza al titulo de la misma. Copio del Wiki: “La procrastinacion (del latin: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) es la accion o habito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyendolas por otras situaciones mas irrelevantes o agradables” . Le suena familiar ese habito? . Hoy dia con todas las herramientas tecnologicas y apps disponibles ese habito puede persistir, al final es uno mismo el que debe decidir si va o no hacer la tarea pendiente. El problema se fortalece cuando uno es dueño de su propia actividad, no hay alguien “encima” que nos exija un plazo de entrega. Primero lo primero, cuales son las actividades que tengo que realizar y en que tiempo debo realizarlas. Recuerdo que hace un tiempo intente con relativo exito el cuadrante de Stephen Covey (tambien llamado Eisenhower decision matrix) donde se separan las actividades en 4 cuadrantes (importante/urgente, importante/no urgente, no importante/urgente, no importante/no urgente). Se divide una hoja en 4 y se llena cada seccion segun las 4 opciones.(Aqui se puede ver: http://content.artofmanliness.com/uploads/The%20Eisenhower%20Decision%20Matrix.pdf.) El hecho de catalogar las actividades segun esas opciones me hacia pensar mucho sobre que actividad entraria en cada seccion…no era para mi. Intente algunos apps como “any do” que si bien tienen una plataforma super facil de usar tampoco la mantuve en el tiempo y el app acumulaba cualquier cantidad de actividades y me hacia recordatorios en momentos inadecuados. En Forbes hay un articulo que menciona los 9 mejores apps en el 2014 para listado de cosas por hacer (http://www.forbes.com/sites/allbusiness/2013/12/04/the-9-best-to-do-list-apps-for-2014/) La tecnica que yo utilizo y me ha funcionado es el metodo antiguo de utilizar un cuaderno donde cada dia en la mañana escribo las actividades que debo/quiero realizar -pero- lo importante es colocar al lado de cada actividad a que hora se va a realizar y el lapso de duracion, y mantener ese horario como un juramento. Para evitar una crisis coloco lo minimo mas importante y relevante que quiera/deba hacer ese dia de manera de poder cumplir, ademas, el colocarle un horario me indica hasta donde puedo llegar, total el dia solo cuenta con 12 horas a lo sumo. El tener todo eso en un cuaderno me permite visualizar rapidamente los dias anteriores y que ha quedado pendiente.

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Motivacion a distancia

Uno de los temas que toda empresa debe atender es como lograr que los empleados se sientan comprometidos con el trabajo que ejecutan. Esto es especialmente importante cuando se trabaja a distancia, en particular desde el hogar donde las distracciones pueden ser un problema si no se manejan con disciplina. Tendemos a pensar que si el empleado gana bien y -como en nuestro caso- tiene calidad de vida (o de trabajo) como son horario flexible, no perdida de tiempo en el trafico (o ahorro en gasolina y vehiculo), mayor convivencia con la familia, etc,  entonces eso es suficiente para que el empleado este motivado y comprometido con la empresa. Si bien lo anterior mencionado ayuda y mucho, la empresa debe tener un “porque’.  Como bien lo expone Simon Sinek en su libro “ Start with Why” lo que determina como se distingue una empresa de otra no es el “que” hace sino el “porque” de la empresa. El que la empresa tenga definido el “porque” tiene su repercusion no solo en el publico sino tambien en los empleados, especificamente en la motivacion de estos.

Según Daniel H. Pink, que investigó el area de la ciencia de la motivacion indica que hay experimentos que se han hecho con empleados donde se les indica que si logran las metas se les paga más o se les gratifica con bonos e incentivos, resuelta que esos metodos no fueron tan satisfactorios como se esperaba, no solo eso sino que en algunos casos fue desmotivador.  Pink indica que lo que se busca  en la actividad laboral  es autonomia, la oportunidad de ser mejores en lo que hacemos y un proposito que nos conecte a algo mas grande.

Dan Ariely, en su libro “ the upside of irrationality” escribio: “ si las empresas realmente quieren que sus trabajadores produzcan, deben tratar de impartir un sentido de significado, no sólo a través de las declaraciones de visión y mision, sino permitiendo que los empleados tengan un sentido de realización y asegurar que el trabajo bien hecho sea reconocido. Al final del día, estos factores pueden ejercer una gran influencia en la satisfacción y la productividad”.

El asunto es que si el empleado esta comprometido con la empresa y siente que con lo que hace aporta a su desarrollo personal y/o va en beneficio de la sociedad va a ser un empleado productivo asi sea que trabaje desde su casa o en un cibercafe, pero sin este elemento su productividad y compromiso se verán afectados aun sentado frente al jefe en una oficina.

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