Hacer un informe semanal suena para muchos empleados algo muy aburrido, sin embargo, como gerente necesito saber que esta pasando en la empresa , en particular si no estoy presente fisicamente, y me resulta fundamental poder responder a estas preguntas:

1. Se está haciendo lo que acordamos se debe hacer?
2. Me entero de las experiencias aisladas que tiene cada uno al ejecutar su trabajo o al conversar con un cliente?
3. El equipo se siente satisfecho con su trabajo?
4. Quieren que yo  me entere de cierto problema que se esta presentando?
5. Algún empleado tiene una idea de como mejorar la empresa y quiere decirla?
6. Quiero saber rápidamente que cosas malas (o buenas) puedan estar ocurriendo?

Si, son preguntas que me gustaría tener respuesta y no esperar un mes o un año para enterarme, o quizás nunca me enterare.  Aun mas, si cada empleado trabaja desde su casa , necesito una herramienta eficiente que me permita saber qué está pasando en la empresa… y en la mente del equipo de trabajo. Además, debe  ser una comunicación continua porque cuánto puede la empresa esperar en saber que hay un problema? He intentado en mi empresa que me envíen informes semanales, primero en formato libre (gran error), segundo con preguntas definidas. Funciona una vez, dos y con suerte hasta tres veces, después viene el agotador recordar, pedir y hasta rogar. Encontre un programa que puse en practica y hasta ahora me ha funcionado, porque me permite obtener respuestas concretas, leerlo y analizarlo de forma rapida y lo mejor, le recuerda al empleado hacer el informe semanal ?

15five ( www.15five.com ) Este es el que yo utilizo, fue creado por David Hassell (@dhassell). El pensó en este programa ya que  su hobbie (surfear en Brasil) no le permitía estar mucho tiempo en su empresa y quería saber que estaba pasando mientras trabajaba (o se divertía) a distancia.  Ideó  un programa que lo cataloga de «elegante y simple» donde se pueden seleccionar preguntas de un listado amplio sugeridas por 15five.com o se pueden crear las preguntas propias. Las preguntas se pueden programar para que se envíen determinadas preguntas a grupos de personas, por ejemplo, para el equipo de administración se envían  preguntas diferentes a las que se envían al equipo de ventas. También existen una serie de preguntas predeterminadas que se pueden enviar de forma aleatoria, una vez al mes o trimestre. Cuando el director lee el informe hay la posibilidad de enviar por email una de las respuestas a alguien de la empresa, se puede también comentar sobre la respuesta y el empleado comentar a su vez y así desarrollar aun mas el tema en cuestión.

Todos los informes quedan guardados en la nube y se pueden ubicar fácilmente informes pasados en caso se desee comparar alguno con el informe actual. El sistema de manera automática le avisa  al empleado que debe  hacer el informe el día predeterminado, y en caso que no lo haga- y esta es la parte que mas me gusta – le recuerda por email que aun no ha realizado el informe. También el sistema permite compartir con todo el departamento la respuesta de  un empleado cuando vemos que es información relevante y queremos que los demás se enteren.

Aqui un video que resume el programa.

Si alguien sabe de otros programas o metodos para la elaboracion de reportes seria bueno que lo comparta aqui en comentarios.