La Opresión del email y como evitarla.

Estudios lo comprueban (y muchos lo sabemos) el revisar el email es una adiccion. Inclusive lo consideran tan adictivo como el juego según comenta un articulo en The Guardian donde aparece un estudio realizado en la Loughborough University en el que calcularon que toma aproximadamente 1 minuto volver a la actividad que se esta realizando después de revisar un email, sumándose así varias horas que se pierden al mes solo en recuperar la linea de pensamiento interrumpida. En el mismo estudio se calculó que en el 70% de los casos las respuestas a un email recibido dura solo 6 segundos!

En otro estudio en la Universidad de Glasgow la Dra Karen Renaud obtuvo que 35% chequean los email cada 15 minutos , mientras que el y 50% chequearon email mas de una vez cada hora.… compulsion?

El Dr Tom Stafford, profesor en la Universidad de Sheffield indica que similar al juego de azar, al revisar los correos buscamos una gratificacion, un nuevo negocio, un saludo de alguien que queremos, o una oferta de viaje, y es este sentimiento de algo gratificante lo que lleva a la adiccion. Dan Ariely en su blog describe un experimento con ratones donde demuestra que cuando el “premio” que se recibe es aleatorio mayor es la frecuencia de búsqueda, por eso en nuestro inbox donde llega bastante información basura seguimos en la búsqueda insaciable de un email gratificante, (al final esta el link de su articulo). Otra explicación al continuo chequeo de emails, sobre todo el email laboral, es que nos da la sensación de estar trabajando, o es una de las maneras fáciles de procrastinar.

En el Center for Creative Leadership, la Dra. Jennifer Deal hizo un estudio, cuyos resultados los publico en un articulo del New York Times sobre el chequeo de email de empleados con algun cargo de responsabilidad en la empresa, el resultado: 13.5 horas al dia promedio conectados al email, hasta bien avanzada la noche. Algunos empleados no toman un descanso inclusive en la cena (38% chequean el email). Se observo en este estudio que lo que agoniza a los empleados es cumplir con la expectativa que tienen sus jefes o colegas de una respuesta inmediata, sin importar la hora que sea. El que envía el email pretende que el que lo recibe este conectado y responda de inmediato. La Dra. Renaud claramente señala en otro articulo, que el constante chequeo de email va en detrimento de la productividad.

En un nuevo estudio se determino que el grupo de personas que chequeaban los emails 3 veces al día tenia menos stress que los que suelen chequearlo a cualquier hora, y el constantemente pasar de la actividad que están haciendo a chequear los emails los hacia menos productivos. El psicólogo Kostadin Kushlevautor author de este trabajo, indica que como cualquier habito, este es uno difícil de modificar, y lo que hay que tener en cuenta es que “mas es menos” en lo que se refiere a productividad cuando se chequea constantemente los emails. En otro articulo la Dra Gloria Mark, de la Universidad de California, muestra los resultados de un estudio donde señala que el stress que genera e continuo entrar y salir de los emails y la consecuencia en la productividad por esas interrupciones.
Ahora que las posibilidades de wifi esta por todas partes (y va en aumento) que se puede hacer ante la opresión del email?

1. Colocar las cuentas de email “off” , eso toma hacerlo solo un segundo al igual que retornarlas “on” (En apple en el menu de arriba donde dice maibox). Esto lo hago cuando voy a revisar los email y me dispongo a responderlos, te permite concentrarte en los emails que ya están en la baja de entrada y evita que te interrumpan nuevos emails que lleguen.

2. Colocar en el celular o tablet la función Airplane mode, te permite estar desconectado de emails, whatsapp y redes. Esta función permite la entrada de llamadas y mensajes de texto. Ideal cuando se esta comiendo o leyendo (libros), ademas de tener el teléfono listo para conectarse de nuevo online.

3. Como recomienda Tim Ferris en su libro “la semana laboral de 4 horas” se puede activar una respuesta automática para los correos donde se indique un mensaje de por ejemplo a que hora lees los emails y en caso de urgencia llamar a tu teléfono directamente o el de tu asistente. (por cierto google no repite esos mensajes a la misma persona sino cada 4 días).

4. Otra opción muy util es desactivar los correos del trabajo en el celular cuando estés fuera de las horas de trabajo.

5. Si quieres ser mas drástico y eliminar cualquier posibilidad de interrupción mientras lees un articulo o trabajas en la computadora es colocar el wi-fi off. Eso es con un solo click al igual que su reactivación es inmediata al pasar a wi-fi on.

Todo esto es tan relevante para los que trabajan mobil como a los que van a una oficina todos los días, pero en particular los que trabajan mobil se olvidan de que si bien uno puede estar conectado para trabajar en cualquier lugar no significa que también trabajes en cualquier momento.
Para leer mas sobre el tema:

Email y Stress:
http://www.nytimes.com/2015/01/11/opinion/sunday/stop-checking-email-so-often.html?_r=0

La búsqueda de gratificación en el email:
http://danariely.com/2010/08/23/back-to-school-1/

Rompiendo la compulsion del email:
http://www.theguardian.com/technology/2008/aug/28/email.addiction

Como curar la adiccion al email:
http://www.fastcompany.com/3044577/work-smart/3-steps-to-curing-your-email-addiction

Estudio reciente de Adobe Systems sobre la adiccion a email: http://www.forbes.com/sites/christinecrandell/2015/08/26/adobe-study-finds-email-is-an-addiction/

Como responder al email 2 veces al dia (y tu jefe este de acuerdo): http://fourhourworkweek.com/2007/03/22/how-to-check-e-mail-twice-a-day-or-once-every-10-days/

emailaddiction

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