Desde que David Allen, hace ya mas de una decada, escribiera el best seller “Getting Things Done”, se han creado mas de 25 programas (no exagero) sobre la administracion de las tareas (task management). El diseñó un sistema que se han implementado en la mayoría de estos programas que se basa en el principio que para las personas es dificil enfocarse en lograr los proyectos o metas si no se desglozan las actividades en pasos que deben cumplirse dia a dia.

Básicamente la idea es detallar que pasos debo tomar para lograr las metas que me interesan cumplir (o los proyectos que quiero realizar) de una manera que, previamente planificada, pueda paso a paso llegar a la meta, evitando el stress que surge al momento de no saber cual es el proximo paso cuando se quieren realizar cosas. Esto es desde comprar cafe y pan hasta remodelar la casa o desarrollar una marca. El metodo consiste en acumular todo lo que nos viene a la mente de cosas por hacer o pasos para llegar a la meta para despues priorizarlos y ordenarlos en el contexto necesario. Revisiones semanales de los proyectos permiten re-orientar los pasos y priorizar. De cualquier manera, se han escrito muchos metodos sobre como ordenar, clasificar y priorizar las tareas y proyectos y ya en el mercado existen varios programas para dejar de lado los papelitos pegados en la mesa, la puerta, en la nevera o en el carro.

Lo programas que se han desarrollado en la actualidad se trabajan comodamente desde la computadora y se sincronizan con el telefono mobil y el tablet. Osea, no mas “post it”. Como indique anteriormente hay decenas de programas. El que yo uso es Gqueues.com (se pronuncia Gi Kius), es un programa en plataforma google y es muy facil de usar, con varias caacteristicas como sincronizacion de la agenda google y envio de tareas via email. El otro programa muy bueno basado en plataforma iOS es omnifocus.com. Ambos son excelentes. Al principio parecerian sistemas complicados pero ambos programas tienen tutorials en yuotube que permiten aprender rapidamente a usarse. Y como dijo Allen, “la mente es para tener ideas, no para guardarlas”.