Primera oficina, Inc 500

En la edicion de este mes en la revista Inc donde se publican las 500 empresas que han crecido mas rapido en el 2014 (en USA), aparece una pagina con estadisticas sobre el primer año de actividad de esas empresas ganadoras y una de las preguntas es : Donde estaba ubicada tu primera oficina. Los números arrojan datos interesantes, solo el 19% tenia una oficina tradicional en ese primer año y el resto así: 57% trabajaron en casa, 6% en el garaje (creo se debe agregar al trabajo en casa) , 7% en areas co-working (ver el articulo de de este blog  agosto), 3% en un cafe y 8 % otros. Osea que mas del 80% comenzaron no en oficina tradicional y mas del 60% en casa. Estas cifras hablan por si solas. Me pregunto cuanta gasolina y tiempo se ahorro en ese primero año y cual fue el beneficio para el ambiente!

EN
working from home

Co-operando

 

pajaro libre

Trabajar desde cualquier lugar no necesariamente implica el hogar (en particular si queremos viajar al mismo tiempo!) Tampoco implica siempre tener que trabajar desde un cafe o libreria publica. Existen empresas que alquilan espacios de oficina para trabajar por horas o dias. Pero ademas, hay empresas que tienen espacio de oficina que no utilizan y esto ha sido aprovechado por otras empresas para coordinar el alquiler por horas o dia completo. Por ejemplo, mi oficina pasa dias semanas y hasta meses sola, porque no rentarla por horas o dias? Pero veamos que empresas ofrecen este servicio en el area de alquiler de oficina por horas o dias.

Urban Station: Esta empresa indica en su pagina web ” estaciones de trabajo urbanas” El concepto es un lugar donde la persona puede trabajar con coneccion a  internet, mesas de reunion, salas de conferencia, etc ademas de ofrecer servicios de cafe, te, agua, dulces, etc. Se paga  por horas y estan ubicados  en Argentina, Colombia, Mexico, y Chile. Ademas ofrecen servicio de mensajeria tipo DHL y algo muy original, ofrecen bicicletas para pasear y relajarse un rato. www.enjoyurbanstation.com

Coworklatam: el mismo concepto que urban station pero ademas ofrecen talleres para emprendedores y tienen un enfoque de compartir e intercambiar ideas. Con presencia en Chile, Peru y Montevideo. Tienen planes de ampliarse a los demas paises de la region www.coworklatam.com

Liquidspace: Esta empresa americana ofrece oficinas, salas de reuniones y cubiculos en todo Estados Unidos, se alquila por horas o por dia inclusive ofrece informacion de lugares gratis. Esta expandiendo su actividad internacionalmente, por ahora en australia y proximamente en inglaterra. www.liquidspace.com

Neardesk: Esta empresa muestra en su pagina web esta frase ” si cada uno trabajara una vez a la semana desde su casa habria 20% menos carros circulando lo que mejoraria la vida de todos”. Se enfoca tambien en la importancia de poder trabajar en cualquier lugar pero tambien promueve que las personas trabajen parte del tiempo fueras de sus casas ofreciendo cubiculos en diferentes zonas a muy bajo costo de alquiler. La limitacion es que esta empresa solo funciona en Inglaterra. http://www.neardesk.com

Sharedesk: Es una empresa que ofrece espacios de alquiler a nivel internacional, su pagina web es facil de usar, con ofertas de precios variable www.sharedesk.net 

Otras…

Desktime www.desktimeapp.com

Pivotdesk www.pivotdesk.com (es un sistema donde se intercambia espacios de oficina estilo Airbnb pero para oficinas)

Como se puede ver hay varias opciones para poder trabajar en diferentes partes y es una tendencia que va en aumento. Les dejo este video sobre el coworking

 

Ganar – Ganar

Una de las cosas que se comenta cuando se dice que el empleado trabaja desde la casa es que la ventaja es del lado del empleado por el hecho de no tener que perder tiempo en el trafico, vestirse “bien”para trabajar (muchas veces con ropa incomoda) , y ademas de estar obviamente en su casa, pero para el empleador significa tambien una gran ventaja, que le permite reducir su requerimiento de espacio de oficina lo que implica menos renta. Hay una tendecia cada vez mayor en el mundo de solicitar oficinas mas reducidas. Segun el Dr. Norm Miller, profesor del Center for Real State, de la Universidad de San Diego, California , dijo en un reciente seminario, que los propietarios de oficinas estan reduciendo sus espacios ya que las empresas estan solicitando oficinas mas pequenas a medida que permiten a los empleados trabajar en sus hogares. Comenta con estas palabras: “: In the world of the corporate real estate manager, space costs money and the less
space we can fit our workforce into the lower are operational costs” y prosigue: “The innovations of cloud-based computing, shared storage, video conferencing and high-speed internet has freed up locational constraintsallowing many professionals to work anywhere they wish, mostly coming to the office for collaborative work and meetings, and some firms are taking advantage of this flexibility” Osea, que se presenta una ventaja para ambos, tanto para el empleado que trabaja desde su casa como para la empresa que ahorra gastos de alquiler de espacio.

Otro tema que voy a comentar en breve es relacionado a las oficinas que se alquilan por hora y quienes ofrecen ese servicio.

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Archivos en la Nube

6. archivo en la nube

Uno de los retos de trabajar a distancia es como intercambiar con los empleados informacion, archivos, documentos, carpetas etc. Creo que los archivos fisicos esos con gavetas inmensas y adentro con carpetas que colgaban con unas pestañas sobre unas guias va a desaparecer (ojala!). Ahora todos los documentos se pueden guardar en la nube y actualmente utilizo dos, uno es dropbox y el otro es google drive. El primero permite archivar “bastante” (2GB gratis) informacion y compartir los archivos con determinadas personas, es decir, darles acceso, siendo uno el creador del archivo es el unico que decide a quien darle autorizar a los archivos. Lo bueno es que estos archivos se actualizan de manera sincronizada e independiente de quien esta agregando cosas en el. Ademas se pueden acceder desde cualquier computadora via la pagina web de dropbox o en el celular. El fundador de Dropbox, Drew Houston, tuvo la idea de su creacion cuando repetidamente se le olvidaba el drive pen en su casa estando en la universidad. Lo demas es historia..gracias Drew! El dropbox me permite tener reuniones con la administracion donde podemos en minutos revisar historiales completos de ordenes de compra, estando ambos en diferentes paises. Al mismo momento se pueden “abrir” carpetas donde estan almacenadas informaciones sobre procesos y discutirse via skype sin necesidad de tener ninguna presencia fisica, es mas, diria que resulta mucho mas comodo y rapido. Es importante tener en cuenta que si se elimina alguna carpeta de dropbox que este en nuestra computadora, tambien se borrara de cualquier otra computadora y en la web. Con 300 millones de usuarios, (cuando lea esto 330?) es lider en el mercado pero los demas no se quedan de brazos cruzados ante tal exito. Google drive (antes Google docs) esta compitiendo fuertemente ofreciendo en la misma plataforma del correo electronico acceso a la nube con “bastante” espacio gratis. Una de las ventajas de Google Drive sobre Dropbox es que en el primero se pueden editar los documentos y ademas ver en tiempo real la modificacion que uno o los demas esten realizando. Con Google el espacio gratis es mucho mayor ,15 GB, pero es algo enredado entender la capacidad real ya que parte de esta capacidad es la que usas en gmail, fotos etc. Otra ventaja de Google es que permite chatear con varias personas que en ese momento esten editando algun documento. En lo particular, yo prefiero dropbox para archivar documentos que no necesito editar (ordenes de compra, facturas, etc) y utilizo Google drive para almacenar reportes e informes que se pueden editar, agregar comentarios etc. Ni dropbox ni google drive pudieran aspirar a quedarse solo ellos compitiendo y un nuevo y robusto competidor es Box (www.box.com) mas orientado para empresas por su capacidad de compartir solo sub-carpetas (o carpetas dentro de una carpeta) y poder editar in-vivo con otros colaboradores algun los documentos. Sin embargo la sincronizacion en dropbox por los momentos parece ser mejor. El espacio gratis en la version “personal” de Box es muy superior , de 50 GB Por los momentos para mi ha sido suficiente Google Drive en especial si son archivos que quiero compartir y donde se realicen ediciones de diferentes personas y dropbox para tener archivos fijos como informacion de los proveedores, historiales de ordenes de compra y despacho y listas de precios de los fabricantes.

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Virtualmente presente

Presencia fisica versus presencia virtual.

 

A veces me pregunto si la presencia virtual no es mas efectiva que la presencia fisica. Antes , en la prehistoria tecnologica, es decir hace 20 años no habia forma, por ejemplo, de monitorear a los empleados si no era viendolos fisicamente en la oficina, hoy ya es otra situacion completamente. Si el grupo de trabajo tiene google chat  o skype se puede primero al menos saber que estan en el escritorio, o pueden estar en la alfombra pero al menos frente a la computadora. Con Skype podemos de inmediato verles la cara y corroborar que no estan en la playa. Hoy dia la velocidad de acceso al empleado o a los empleados en un determinado momento es instantanea. Ademas, que el estar “vigilando” a los empleados , si bien a veces para empleados nuevos es necesario, es algo mas del pasado, hoy dia el reto del empresario es lograr que el empleado este motivado a su tarea y  a lograr las metas. 

El cumplir o no cumplir el horario es un tema delicado, sobre todo para los del departamento administrativo. Hoy dia todos mis empleados trabajan desde el hogar, si yo disfruto de eso… porque no buscar la forma que ellos tambien? El unico equipo que no trabaja desde su casa son los responsables de almacen y despacho. Pero se puede lograr organizar sus actividades que se concentren en determinadas horas.

 

No solamente la presencia fisica o virtual de las personas estamos hablando, tambien la presencia de los archivos…se recuerda ese cajon horrible de metal y esas carpetas con ganchitos para sostener los documentos en el archivo …uhhh, que tiempos aquellos. Hoy dia manejo todos los documentos -todos-de forma digital en la nube. ( si hace un año o dos diria la nube pensarian este tipo esta loco…todo va demasiado rapido). Uno de los retos de trabajar virtualmente era donde almacenar los documentos, claro existian los pen drive pero como compartir los archivos entre el equipo de trabajo y tener acceso a los documentos sin necesidad de ir a la oficina? La nube a dado la solucion. Claro que el contador recibira todas las facturas y docuemntos en original y una vez declarado los impuestos se guardaran esas carpetas en algun lugar pero lo improtante que toda la informacion esta en los archivos virtuales sin necesidad de moverse del sitio.

 

Entonces no solamente que en forma virtual se puede estar presente con los empleados y archivos pero no es hasta mejor?

 

En la proxima hablare de las diferentes opciones de nubes que utilizo.

 

La conexion

coneccion

Hoy dia se puede decir que es un paraiso las opciones que existen para estar conectado con personas sin estar presente fisicamente y estas herramientas sirven muy bien para conectarnos con el equipo de trabajo. La tecnologia ha avanzado tanto que pienso unos minutos para recordar como era “antes”.  Dijimos que en epoca prehistorica tecnologicamente hablando osea hace 20 años usabamos busca persona, despues el telefono mobil que habia que tener coraje para llevarlo y el fax .

Pero como se puede estar presente sin estarlo fisicamente? Hace un tiempo utilizaba el messenger hotmail para estar conectado con los empleados . Hoy en dia eso ya quedo atras y tenemos a la mano herramientas mucho mas completas como el google chat con el cual podemos chatear con uno o mas personas al mismo tiempo y este se relaciona al google drive. Con el Google drive ya se acabo eso de guardar un documento en un pen drive. Ahora se puede ver cualquier documento o trabajo de cualquier empleado en un archivo que esta en la nube y compartirlo a medida que se va modificando. Para mi el chat era tan versatil que estando aun en la oficina escribia a los empleados por el chat. Lo ideal es tener un dominio en plataforma google y todos los correos electronicos en esa plataforma, y de ahi usar los chats. Esto evitara que, al menos en gmail, el empleado este chateando con amigos ya que google solo permite una sola cuenta al mismo tiempo en la computadora. (pudiera estar chateando por telefono pero ese es otro tema a tratar mas adelante).

Aparte de google chat existen otras herramientas para estar conectado como es el skype. Este lo utilizo mas a menudo  porque un tema que comienza en chat amerita conversarlo se puede llamar de inmediato y si se requiere agregar otra persona a la conversacion la herramienta es super eficaz. Skype tiene muchisimas otras ventajas que las iremos conversando en temas mas especificos pero es la que utilizo para estar conectado con los empleados ya sea chateando o hablando. El skype tambien se puede instalar en el telefono. Tambien con skype se debe indicar a los clientes que abran una cuenta especifica para skype ya que mientras estan conectados en skype de la empresa no pueden estar conectados con el skype personal (osea todo se puede hoy dia.. pero al menos en la computadora donde trabajan no pueden). Para hacer estas cuentas corporativas se puede colocar el nombre del empleado y el de la empresa por ejemplo “patricia.acme”. Es importante no sea la cuenta de skype personal de cada uno, es una cuenta aparte para la empresa y la persona estara conectada todo el tiempo en las horas de trabajo.

Existen otras plataformas mas aptas para reuniones en grupo (aunque con skype se puede con la version “premier”  hasta 10 personas) pero son plataformas que se utilizan principalmente para hacer presentaciones, reuniones con hasta 100 participantes , demostracion de videos y hasta permiten grabar las reuniones) como son :

gotomeeting.com

webex.com

joinme.com (tiene une version gratis para hasta 10 personas)

fuzebox.com (tiene un plan basico gratis)

 

De estas herramientas hablaremos en otra seccion.

Lo Esencial

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Lo esencial para poder trabajar a distancia es tener acceso al sistema administrativo de la empresa, hoy en dia con el desarrollo de “la nube” y software administrativos podemos tener acceso directo a la informacion de la empresa, no solo acceder, sino entrar directamente al sistema y trabajar en el. El software que yo utilizo es Quickbook online y puedo tener el control total, toda la informacion que como director deseo tener a la mano…las cotizaciones que se han hecho, facturas, clientes nuevos, horario que trabajo cada empleado en el sistema, ventas diarias etc etc, osea todo y mas. Aunque yo resido en USA , el sistema Quickbook online  tiene versiones internaciones ,si no la parte contable por el tema de los impuestos de cada pais, si se puede trabajar todo lo demas (almacen, cotizaciones, facturas). Ojo para los que piensan que estoy promocionando una marca, este blog es nuevo y si puedo contar con los dedos de una mano los que lean esto ya es bastante, cuando tenga miles de visitas diarias ya sera otra cosa : )

Lo de quickbook online es algo relativamente nuevo, comence usarlo hace 3 años y antes de eso , tambien trabajaba con quickbook pero accedia de forma remota, es decir, el programa estaba instalado en el servidor de la oficina. Hoy todo eso es obsoleto, el programa esta en la nube y yo y todos los empleados pueden acceder al sistema. No solo eso, tienen una version que funciona excelente en el telfono celular…que mas pudiera  pedir?

Aqui en este video alguien muy emocionado comenta al respecto…

 

Si el sistema administrativo ya esta instalado en la oficina en un servidor se puede utilizar alguno de estos software:

Teamviewer  http://www.teamviewer.com/en/index.aspx

GoToMyPC  http://www.gotomypc.com/remote-access/  (con app para el celular)

Logmein  https://secure.logmein.com/

Radmin http://www.radmin.com/

De todos estos solo tuve experiencia con Teamviewer que funciono sin problemas

Entonces ya por ahi tenemos resuelto el como acceder a la informacion desde la casa, o desde la playa …

Prehistoria

Recuerdan ese aparatico que  lo llamaban “busca personas” , principalmente lo usaban los medicos y despues de un “bip bip” se podia leer un mensaje que dejo la persona que nos llamo por telefono. Que milagroso parecia eso, alguien llamaba por telefono y donde uno estuviera (si habia señal) llegaba el (breve) mensaje de forma escrita.

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Eso lo utilizaba a comienzos de los años 90,  ya para entonces con ese limitado recurso la sensacion de mobilidad era grande, despues los primeros celulares de motorola, que con un poco de fuerza lograba que entrara en el bolsillo de atras del pantalon. De esa epoca al dia de hoy lo que ha ocurrido es magia. Yo creo que aun no logramos realizar hasta que punto tenemos todo en un telefono mobil. De hecho, la innovacion es tan rapida que es imposible “estar al dia”.

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Como comenzó?

Soy director de una empresa ubicada en Miami, que se dedica a la exportación de equipos hacia  America Latina. Trabajar de manera mobil siempre era algo que me intersaba, quizas por el hecho de poder trabajar desde cualquier lugar siendo de  tendencia workoholic o quizas por el hecho que detestaba pasar por el trafico de la ciudad para llegar a la oficina, o ambos. Con el pasar del tiempo (y el avance de la tecnologia…), fui realizando que no solo puedo trabajar desde mi casa, tambien desde un ciber cafe, desde un aeropuerto, y ah! wow! desde otro pais, osea, puedo viajar a donde quiera y al mismo tiempo trabajar y nadie sabria si estoy en la oficina, o en “la oficina” de mi casa, en un cafe, o aun en otro pais. Esto parecia muy atractivo, pero  los empleados ? las visitas de los clientes? las llamadas? los archivos ? el almacen ? etc etc…Bueno, con el tiempo fui solventando estos temas hasta el punto que hoy dia, no solo yo, sino todos mis empleados (excepto los del deposito) trabajan desde su casa . Quiero con este blog escribir mi experiencia de como he gerenciado la  empresa de esta manera. Quizas en algo aporte para que otros  empresarios y empleados  puedan-por el tipo de actividad-  trabajar desde sus hogares y consigan  una mejor calidad de vida  y, por que no?,  se reduzca el uso de vehículos ( y por ende gasolina y contaminación). Una vez estructurado el trabajo desde la casa (o desde cualquier lugar) el reto es trabajar lo mas efectivo  posible  y así tener mas  tiempo para dedicarlo a un hobbie y al crecimiento personal.

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