Archivos en la Nube

6. archivo en la nube

Uno de los retos de trabajar a distancia es como intercambiar con los empleados informacion, archivos, documentos, carpetas etc. Creo que los archivos fisicos esos con gavetas inmensas y adentro con carpetas que colgaban con unas pestañas sobre unas guias va a desaparecer (ojala!). Ahora todos los documentos se pueden guardar en la nube y actualmente utilizo dos, uno es dropbox y el otro es google drive. El primero permite archivar “bastante” (2GB gratis) informacion y compartir los archivos con determinadas personas, es decir, darles acceso, siendo uno el creador del archivo es el unico que decide a quien darle autorizar a los archivos. Lo bueno es que estos archivos se actualizan de manera sincronizada e independiente de quien esta agregando cosas en el. Ademas se pueden acceder desde cualquier computadora via la pagina web de dropbox o en el celular. El fundador de Dropbox, Drew Houston, tuvo la idea de su creacion cuando repetidamente se le olvidaba el drive pen en su casa estando en la universidad. Lo demas es historia..gracias Drew! El dropbox me permite tener reuniones con la administracion donde podemos en minutos revisar historiales completos de ordenes de compra, estando ambos en diferentes paises. Al mismo momento se pueden “abrir” carpetas donde estan almacenadas informaciones sobre procesos y discutirse via skype sin necesidad de tener ninguna presencia fisica, es mas, diria que resulta mucho mas comodo y rapido. Es importante tener en cuenta que si se elimina alguna carpeta de dropbox que este en nuestra computadora, tambien se borrara de cualquier otra computadora y en la web. Con 300 millones de usuarios, (cuando lea esto 330?) es lider en el mercado pero los demas no se quedan de brazos cruzados ante tal exito. Google drive (antes Google docs) esta compitiendo fuertemente ofreciendo en la misma plataforma del correo electronico acceso a la nube con “bastante” espacio gratis. Una de las ventajas de Google Drive sobre Dropbox es que en el primero se pueden editar los documentos y ademas ver en tiempo real la modificacion que uno o los demas esten realizando. Con Google el espacio gratis es mucho mayor ,15 GB, pero es algo enredado entender la capacidad real ya que parte de esta capacidad es la que usas en gmail, fotos etc. Otra ventaja de Google es que permite chatear con varias personas que en ese momento esten editando algun documento. En lo particular, yo prefiero dropbox para archivar documentos que no necesito editar (ordenes de compra, facturas, etc) y utilizo Google drive para almacenar reportes e informes que se pueden editar, agregar comentarios etc. Ni dropbox ni google drive pudieran aspirar a quedarse solo ellos compitiendo y un nuevo y robusto competidor es Box (www.box.com) mas orientado para empresas por su capacidad de compartir solo sub-carpetas (o carpetas dentro de una carpeta) y poder editar in-vivo con otros colaboradores algun los documentos. Sin embargo la sincronizacion en dropbox por los momentos parece ser mejor. El espacio gratis en la version “personal” de Box es muy superior , de 50 GB Por los momentos para mi ha sido suficiente Google Drive en especial si son archivos que quiero compartir y donde se realicen ediciones de diferentes personas y dropbox para tener archivos fijos como informacion de los proveedores, historiales de ordenes de compra y despacho y listas de precios de los fabricantes.

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